Cómo planificar una reunión electrónica exitosa durante y después de la pandemia de COVID-19

Muchos profesionales, incluidos académicos, están acostumbrados a volar con frecuencia. O lo eran antes de que el COVID-19 redujera drásticamente los viajes aéreos e interrumpiera los planes de reuniones globales. Actualmente, muchas personas que vuelan desde muchos lugares y se mezclan en la sala de reuniones de un hotel no son una opción.

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Cada vez se organizan más reuniones en línea. Queda por ver cómo debería ser esto y qué cambios significa para la naturaleza de las redes profesionales y el intercambio de conocimientos.

Pero las opciones de diseño inteligente pueden traducirse en ganancias significativas en sostenibilidad, accesibilidad y los conocimientos que las personas pueden obtener de las conferencias en la era COVID-19 y más allá.

Las reuniones en línea brindan nuevas oportunidades para expandir el diálogo e invitar a una retroalimentación más inclusiva. Nuestro trabajo está interesado en cómo las prácticas de investigación bajas en carbono pueden beneficiar al planeta y contribuir a los resultados de la investigación.

los gastos de viaje

Trabajar juntos, especialmente en entornos de talleres más pequeños, es una forma invaluable de generar nuevas ideas y conexiones en muchos campos y entornos profesionales. Pero el antiguo modelo de colección, sobre todo en cuanto a tamaño e intensidad de carbono, tiene carencias que ya no podemos ignorar.

Antes de la pandemia, volar era una propuesta preocupante. Los viajes aéreos contribuyen a la injusticia ambiental cerca de los aeropuertos y en las comunidades en la primera línea del cambio climático.

Los requisitos de viaje también excluyen a muchos de la participación, ya sea debido a los altos costos, las restricciones fronterizas, los desafíos de accesibilidad o la presión sobre los participantes con responsabilidades de cuidado. No todo el mundo puede viajar. Por supuesto, no todo el mundo debería hacer esto. Muchos de nosotros, especialmente en el norte global, necesitamos viajar mucho menos.

Aparte de los aviones, algunas personas se preguntan cada vez más si las convenciones de conferencias son buenas para ellos, ya sea en la universidad o en otro lugar.

¿Realmente vale la pena dar presentaciones cortas en un maratón de otras presentaciones? ¿Existen otras formas de coleccionar que puedan ayudar más a Creative Commons y al planeta?

nuevos modelos, nuevas posibilidades

La buena noticia es que no hay necesidad de reinventar la rueda. Durante años, los investigadores preocupados por los desafíos ambientales y de equidad de volar han estado experimentando con formatos alternativos.

Un ejemplo es la Conferencia Nearly Carbon Neutral, presidida por Ken Hiltner, profesor de humanidades ambientales de UC Santa Barbara. La conferencia presenta charlas en video en YouTube y WordPress, un formato que puede reducir significativamente el costo de participación.

La Sociedad de Antropología Cultural y la Sociedad de Antropología Visual ofrecen un modelo alternativo: su conferencia bienal conjunta se ejecuta en un bucle de 8 horas de contenido de video, se transmite a nodos internacionales y apoya a los participantes en el Sur Global. Ambos formatos cuentan con sólidos números de registro, un alcance significativo y estándares más altos de accesibilidad.

Se pueden obtener otros beneficios a través de enfoques más experimentales. Un taller que organizamos a principios de este año, Energy In/Out of Place, conectó con éxito a cinco equipos de investigación y a más de 100 asistentes, todo sin costo de inscripción. Los oradores compartieron proyectos multimedia y destacaron enfoques creativos para producir trabajos para distribución digital.

Estos y otros ejemplos muestran que tenemos la oportunidad de rediseñar y readaptar las reuniones para reducir las emisiones de carbono y mejorar el intercambio de conocimientos. Esto requerirá un enfoque para la planificación de eventos que no solo replique las reuniones en persona, sino que también explore las capacidades únicas de los eventos en línea.

Aprovecha Internet al máximo

Aquí hay tres formas de generar beneficios en línea.

1. Comentarios por escrito para un plan de reunión más rico.

Los paneles de conferencias académicas tradicionales brindan un tiempo limitado para la retroalimentación: generalmente menos de cinco minutos por artículo. Este período de tiempo puede ser absorbido fácilmente por preguntas que, como suele señalar el orador, «en realidad son más un comentario».

Los eventos en línea se pueden diseñar para enfatizar los comentarios escritos, a través de chat sincrónico o hilos de comentarios asincrónicos, lo que garantiza una respuesta más variada y coherente que los comentarios verbales en vivo. Los asistentes comentaron a menudo que este era el principal punto de venta de las reuniones electrónicas.

2. Planifique la accesibilidad desde el principio.

Los diseñadores y defensores de la discapacidad han utilizado durante mucho tiempo herramientas digitales para reunirse y trabajar de forma remota. Deberíamos aprender sobre técnicas, protocolos y mejores prácticas de la cultura de la discapacidad para hacer que las reuniones en línea sean más accesibles que las conferencias tradicionales. Si su reunión no incluía descripciones de imágenes, títulos y traducciones antes, ciertamente puede hacerlo ahora.

Un mejor acceso también puede fomentar la diversidad. Las tarifas más bajas significan que más académicos o asistentes subrepresentados tienen acceso a salas virtuales. Los organizadores de conferencias electrónicas también pueden utilizar los fondos destinados a gastos de viaje para financiar la investigación y crear nuevos medios para compartir la investigación directamente, como lo hacemos en las conferencias planificadas.

3. Utilice el nuevo formato de presentación de forma creativa.

La naturaleza altamente mediatizada de las reuniones electrónicas tiene el potencial de reescribir las presentaciones de Powerpoint tradicionales, a menudo monótonas. Desde pequeñas acciones (como grabar un discurso en el sitio) hasta grandes acciones (como escribir un artículo en video), las reuniones electrónicas pueden aprovechar el poder expresivo y de investigación de los medios digitales. Este enfoque se alinea con la creación de investigación, un marco que desafía a los investigadores a expresar sus argumentos de una manera accesible o estéticamente agradable.

trabajo previo

Perseguir estos beneficios no significa que estén garantizados, ni que estos esfuerzos estén exentos de peligro.

Las distracciones digitales, la transmisión que consume mucha energía, los riesgos de seguridad, los enredos con el capitalismo de vigilancia y la captura de la creatividad de las reuniones cara a cara son todas las dificultades que enfrentan los organizadores de reuniones electrónicas.

Son importantes, pero no insuperables. Recientemente producimos un informe breve y comprensible que destaca varias formas de abordar estos desafíos. Este es el camino que construimos caminando.

En general, la disrupción de COVID-19 presenta una oportunidad para repensar cómo realizamos conferencias y talleres: preguntarnos para qué son, de quién se benefician y cómo podemos mejorarlos, con suerte de una manera que reduzca permanentemente nuestros viajes en una publicación. -mundo pandémico hazlo.